Dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) to jeden z kluczowych druków w dokumentacji firmowej, szczególnie dla przedsiębiorstw zajmujących się sprzedażą towarów. Druk WZ stanowi potwierdzenie wydania towaru z magazynu i jest niezbędnym elementem w procesie logistycznym każdej firmy handlowej.
Prawidłowo przygotowany dokument WZ powinien zawierać kilka istotnych elementów. Przede wszystkim musi zawierać dane identyfikacyjne zarówno sprzedawcy, jak i odbiorcy, numer dokumentu oraz datę jego wystawienia. Kluczową częścią jest specyfikacja wydawanych towarów, obejmująca ich nazwę, ilość, jednostkę miary oraz ewentualnie cenę.
Warto pamiętać, że dokument WZ nie jest dokumentem księgowym i nie zastępuje faktury VAT. Jest natomiast dokumentem magazynowym, który potwierdza fizyczne przemieszczenie towaru. Często stanowi podstawę do późniejszego wystawienia faktury sprzedażowej.
Poniżej przedstawiamy darmowy wzór dokumentu WZ, który możesz wykorzystać w swojej działalności gospodarczej. Jest on zgodny z obowiązującymi przepisami i zawiera wszystkie niezbędne elementy, które powinny znaleźć się na tego typu dokumencie.
DOKUMENT WYDANIA ZEWNĘTRZNEGO (WZ)
Nazwa firmy: ………………………………………
Adres: ………………………………………………..
NIP: ……………………………………………………
Telefon: ………………………………………………
Nazwa firmy: ………………………………………
Adres: ………………………………………………..
NIP: ……………………………………………………
Telefon: ………………………………………………
Specyfikacja wydanych towarów
| Lp. | Nazwa towaru | Ilość | J.m. | Uwagi |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| 5 |
Jak prawidłowo wypełnić dokument WZ?
Dokument WZ, choć wydaje się prosty, wymaga dokładnego wypełnienia, aby skutecznie pełnił swoją funkcję w obiegu dokumentów firmowych. Precyzyjne uzupełnienie wszystkich pól zapewnia przejrzystość transakcji i chroni interesy obu stron. Poniżej przedstawiamy szczegółowe wskazówki dotyczące każdego elementu druku WZ.
Dane identyfikacyjne
W górnej części dokumentu należy umieścić kompletne dane zarówno sprzedawcy, jak i odbiorcy. Powinny one zawierać pełną nazwę firmy, dokładny adres, NIP oraz opcjonalnie numer telefonu. Prawidłowe wypełnienie tych pól jest kluczowe dla identyfikacji stron transakcji i może mieć znaczenie w przypadku ewentualnych reklamacji czy sporów.
Numer dokumentu i data wystawienia
Każdy dokument WZ powinien posiadać unikalny numer, który ułatwi jego identyfikację w systemie dokumentacji firmowej. Zaleca się stosowanie ciągłej numeracji, np. WZ/001/2023, WZ/002/2023 itd. Data wystawienia powinna odpowiadać faktycznemu dniu wydania towaru z magazynu. Spójny system numeracji znacząco usprawnia archiwizację i wyszukiwanie dokumentów w przyszłości.
Specyfikacja towarów
Ta część wymaga szczególnej staranności. Dla każdej pozycji należy podać:
- Numer porządkowy (Lp.)
- Dokładną nazwę towaru – identyczną jak w innych dokumentach
- Ilość wydawanego towaru
- Jednostkę miary (np. szt., kg, m)
- Ewentualne uwagi dotyczące danej pozycji
Warto pamiętać, że dokładne opisanie towaru zapobiega nieporozumieniom przy odbiorze i stanowi podstawę do późniejszego wystawienia faktury. W przypadku towarów o podobnych parametrach, warto dodać dodatkowe cechy identyfikacyjne, takie jak numery katalogowe czy kody produktów.
Zastosowanie dokumentu WZ w firmie
Dokument WZ pełni kilka istotnych funkcji w obiegu dokumentów firmowych, które znacząco usprawniają zarządzanie procesami logistycznymi i sprzedażowymi:
Kontrola magazynowa
Druk WZ to podstawowe narzędzie kontroli stanu magazynowego. Każde wydanie towaru potwierdzone dokumentem WZ powinno być odnotowane w ewidencji magazynowej, co pozwala na bieżąco śledzić stan zapasów. Systematyczne prowadzenie dokumentacji WZ minimalizuje ryzyko błędów inwentaryzacyjnych i pomaga w planowaniu zakupów.
Podstawa do wystawienia faktury
Często dokument WZ poprzedza wystawienie faktury VAT. Można wystawić dokument WZ bez faktury, ale wówczas faktura powinna zostać wystawiona w terminie późniejszym. Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne, gdy towar jest wydawany przed ustaleniem ostatecznych warunków sprzedaży lub gdy odbiorca chce potwierdzić zgodność dostawy z zamówieniem przed otrzymaniem faktury.
Dowód wydania towaru
Podpisany przez odbiorcę dokument WZ stanowi potwierdzenie, że towar został faktycznie wydany i odebrany. Jest to ważne w przypadku ewentualnych reklamacji czy sporów dotyczących dostawy. Dokument WZ z podpisem odbiorcy może służyć jako dowód w postępowaniu reklamacyjnym, potwierdzając stan i ilość towaru w momencie wydania.
Modyfikacje wzoru dokumentu WZ
Przedstawiony darmowy druk WZ do pobrania można dostosować do indywidualnych potrzeb firmy, zachowując jednocześnie jego podstawową funkcjonalność. Przemyślane modyfikacje mogą znacząco zwiększyć użyteczność dokumentu w codziennej pracy.
- Dodanie logo firmy w nagłówku – zwiększa profesjonalizm i rozpoznawalność dokumentu
- Rozszerzenie tabeli o dodatkowe kolumny (np. cena jednostkowa, wartość) – przydatne przy późniejszym wystawianiu faktury
- Dołączenie informacji o warunkach transportu – istotne przy dostawach wymagających specjalnych warunków
- Dodanie pola na numer zamówienia klienta – ułatwia powiązanie dokumentu WZ z konkretnym zamówieniem
- Wprowadzenie adnotacji o dokumentach powiązanych – pomaga w śledzeniu całego procesu sprzedaży
Pamiętaj jednak, że dokument WZ musi zawierać wszystkie elementy wymagane przepisami, a wszelkie modyfikacje powinny jedynie uzupełniać podstawowy wzór, nie eliminując żadnych istotnych informacji. Zbyt rozbudowany dokument może stać się nieczytelny i trudny w użytkowaniu.
Korzystając z naszego wzoru WZ w formacie PDF, otrzymujesz gotowy dokument, który możesz natychmiast wdrożyć w swojej firmie. Dla większej elastyczności warto również rozważyć wykorzystanie wzoru WZ w Excelu, który umożliwi automatyczne obliczanie ilości i wartości wydawanych towarów oraz łatwą integrację z systemami magazynowymi.
